Urenregistratie is alleen beschikbaar als onderaannemers aanstaan voor je organisatie. Verschijnt het item Uren niet in je navigatie, dan is deze functie niet actief voor je account. Neem contact op met je beheerder.
Hoe het samenhangt met onderaannemers
Urenregistratie werkt met de klanten in je account die als onderaannemers zijn gemarkeerd. Elke onderaannemer verschijnt als rij in het wekelijkse rooster. Het uurtarief van een onderaannemer komt uit het record van die klant, dus het is voor je vooraf ingevuld en kan per week worden aangepast. Onderaannemers kunnen optioneel worden ingedeeld in groepen. Gebruik je groepen, dan kun je het rooster filteren om één groep tegelijk te tonen. Dat is handig als je veel onderaannemers beheert.Het wekelijkse rooster
Het rooster toont één week tegelijk, met een rij voor elke actieve onderaannemer. Per onderaannemer kun je vastleggen:
Het rooster toont een lopend totaal van uren en bedrag voor de zichtbare rijen, zodat je de weektotalen in één oogopslag ziet.
Tussen weken navigeren
Gebruik de knoppen vorige en volgende om tussen weken te wisselen, of spring direct terug naar de huidige week. Elke week wordt aangeduid met het jaar en het ISO-weeknummer, en het rooster toont het datumbereik dat de week beslaat.Uren vastleggen
1
Open urenregistratie
Ga naar Uren in de navigatie. Het rooster opent op de huidige week.
2
Selecteer de week
Navigeer naar de week waarvoor je uren wilt registreren.
3
Voer de uren in
Vul voor elke onderaannemer die heeft gewerkt de uren in, controleer het uurtarief en voeg waar relevant een locatie en omschrijving toe.
4
Sla het rooster op
Klik op Alles opslaan. TRONVoice bewaart elke rij waarop uren zijn ingevuld. Lege rijen worden niet opgeslagen.
De urenworkflow
Elke urenregistratie doorloopt drie statussen:1
Registreren en opslaan
Voer de uren van de week in en sla ze op. Ze beginnen als Concept.
2
Keur de uren goed
Zijn de uren correct, gebruik dan Alles goedkeuren om elke conceptregistratie van de week op Goedgekeurd te zetten.
3
Genereer facturen
Gebruik Facturen genereren om voor elke goedgekeurde registratie een factuur aan te maken. De registratie wordt dan Gefactureerd.
Waar goedgekeurde uren voor worden gebruikt
Goedgekeurde uren vormen de basis voor facturen van onderaannemers. Als je facturen genereert vanuit het wekelijkse rooster, maakt TRONVoice één factuur per goedgekeurde registratie:- De factuur wordt opgesteld van de onderaannemer aan jouw bedrijf (de hoofdaannemer).
- De factuurregel gebruikt de geregistreerde uren, het uurtarief en de omschrijving, met de locatie erachter waar er een is ingevuld.
- De regel gebruikt de btw-instelling van de onderaannemer, inclusief btw verlegd waar dat van toepassing is.
- De factuurreferentie legt de week en het jaar van de uren vast.
Een onderaannemer kan factuurdagen hebben die op zijn klantrecord zijn uitgesloten. Genereer je op een uitgesloten dag facturen voor een onderaannemer, dan worden die registraties overgeslagen. Probeer het opnieuw op een toegestane dag.