De e-Boekhouden-koppeling stel je per administratie in. Per administratie kan maar één boekhoudkoppeling tegelijk actief zijn: Exact Online, Minox, Jortt of e-Boekhouden. Is er al een andere boekhoudkoppeling actief, verwijder die dan eerst.
Wat er naar e-Boekhouden gaat
TRONVoice gebruikt het factuurnummer uit TRONVoice ook als factuurnummer in e-Boekhouden. Bij een inkoopfactuur is dat het factuurnummer van je leverancier. Heeft een inkoopfactuur geen factuurnummer, dan maakt TRONVoice een eigen nummer dat begint met
TV-.
Bekende beperkingen
e-Boekhouden staat een paar dingen niet toe via een koppeling. Houd daar rekening mee:- Geen pdf als bijlage. e-Boekhouden kent via de koppeling geen bijlagen. De factuur-pdf of het originele inkoopdocument staat dus niet bij de boeking. Je vindt het document altijd in TRONVoice.
- Boekingen kunnen niet worden aangepast of verwijderd. Een boeking in e-Boekhouden kan via de koppeling niet worden gewijzigd of verwijderd. Wijzig je een geboekt document in TRONVoice, dan krijg je een waarschuwing bij het document. Je past de boeking dan in e-Boekhouden zelf aan. Zie Een document gewijzigd na het boeken.
- Een verwijderde boeking ziet TRONVoice pas later. Verwijder je een boeking in e-Boekhouden, dan merkt TRONVoice dat pas als het dat document weer in e-Boekhouden opzoekt. Dat gebeurt bij het ophalen of registreren van een betaling. Van een document dat al betaald en verwerkt is, merkt TRONVoice het niet.
- Geregistreerde betalingen kunnen niet worden teruggedraaid. Heeft TRONVoice een betaling in e-Boekhouden geboekt en wordt de factuur daarna weer onbetaald, dan meldt TRONVoice bij de factuur dat de betaling nog in e-Boekhouden staat. Verwijder die betaling in e-Boekhouden zelf als hij niet klopt.
- Gecrediteerde facturen verreken je zelf. Een creditfactuur is in e-Boekhouden een aparte factuur. De betaling van een (deels) gecrediteerde factuur en de verrekening met de creditfactuur boek je in e-Boekhouden zelf.
- Geen onderscheid tussen klanten en leveranciers. e-Boekhouden kent alleen relaties. Importeer je relaties als klanten, dan worden ook je leveranciers klant in TRONVoice. Alleen relaties die al aan een leverancier in TRONVoice gekoppeld zijn, worden overgeslagen.
Een API-token aanmaken in e-Boekhouden
TRONVoice verbindt met een API-token uit je e-Boekhouden-administratie.1
Log in bij e-Boekhouden
Log in bij e-Boekhouden met een gebruiker die boekingen en relaties mag aanmaken.
2
Maak een API-token aan
Ga naar Beheer › Inrichting › Instellingen › API/SOAP en maak daar een API-token aan.
3
Kopieer het token
Kopieer het hele token. Je plakt het zo in TRONVoice.
Verbinding maken
1
Open de e-Boekhouden-kaart
Ga naar Instellingen → Integraties, kies de administratie en open de tab Boekhouding. Klik op de kaart e-Boekhouden (Facturen en inkoop boeken in e-Boekhouden).
2
Plak het API-token
Plak het token bij Verbinden met je API-token in het veld API-token en klik op Verbinden. TRONVoice controleert het token en haalt je grootboekrekeningen op.
3
Controleer de instellingen
TRONVoice kiest alvast logische grootboekrekeningen voor je. Controleer ze, pas aan waar nodig en klik op Opslaan.
Status op de kaart
Op de e-Boekhouden-kaart zie je de status van de koppeling:- Sync actief: TRONVoice boekt verkoopfacturen, inkoopfacturen of allebei.
- Verbonden: de koppeling werkt, maar boeken staat uit.
- Configuratie vereist: er ontbreekt nog een grootboekrekening voor een actie die aanstaat. Ga met de muis over het label om te zien welke.
- Verbinding verlopen (op mobiel Verlopen): e-Boekhouden accepteert het API-token niet meer. Zie De verbinding is verlopen.
- Niet actief: er is nog geen koppeling.
Instellen wat TRONVoice mag doen
Onder Wat mag TRONVoice in e-Boekhouden doen? zet je de acties aan of uit. Na het verbinden staan alle acties aan, behalve Betalingen registreren in e-Boekhouden.Verkoopfacturen boeken
Verkoopfacturen boeken
Zodra je een factuur verstuurt, boekt TRONVoice hem in e-Boekhouden op de factuurdatum. Elke btw-groep van de factuur wordt een eigen regel, na een eventuele factuurkorting. Btw verlegd, ICP en export komen in de juiste btw-rubriek.Het totaal in e-Boekhouden is altijd gelijk aan het totaal in TRONVoice. Wijkt de btw van een groep van 21% of 9% een cent af van wat e-Boekhouden zelf berekent, dan voegt TRONVoice een regel van €0,00 toe met btw-code
AFW_VERK en alleen dat btw-verschil. Zo blijft de omzet in de juiste rubriek en klopt de btw met je factuur. Blijft er daarna nog een klein verschil over, dan voegt TRONVoice een regel Afrondingsverschil toe.Inkoopfacturen boeken
Inkoopfacturen boeken
Zodra je een inkoopfactuur in TRONVoice boekt, boekt TRONVoice hem in e-Boekhouden bij de leverancier. Een inkoopfactuur heeft daarvoor een leverancier en een factuurdatum nodig.Wijkt de btw op de factuur van je leverancier af van wat e-Boekhouden zou berekenen, dan boekt TRONVoice het btw-bedrag van de factuur. Dat is het bedrag dat je mag aftrekken.Rekent een leverancier uit het buitenland buitenlandse btw, dan is die btw in Nederland niet aftrekbaar. TRONVoice boekt die regel met btw-code
GEEN en telt de btw op bij de kosten.Relaties bijwerken
Relaties bijwerken
Pas je de gegevens van een klant of leverancier in TRONVoice aan, dan werkt TRONVoice de relatie in e-Boekhouden ook bij. Denk aan adres, e-mailadres, btw-nummer en IBAN. Wat je in e-Boekhouden zelf bij de relatie hebt ingevuld, blijft staan.Is een bedrijf zowel klant als leverancier, dan delen ze één relatie. TRONVoice werkt die relatie dan bij met de gegevens van de klant.
Betalingen ophalen uit e-Boekhouden
Betalingen ophalen uit e-Boekhouden
TRONVoice kijkt elk uur welke geboekte facturen in e-Boekhouden niet meer openstaan, bijvoorbeeld door je bankkoppeling daar. Is een factuur daar volledig betaald, dan zet TRONVoice hem op Betaald. Een deels betaalde factuur blijft openstaan.Een factuur die volledig is verrekend met een creditfactuur, zet TRONVoice niet op betaald. Die is in e-Boekhouden ook niet meer open, maar hij is niet betaald. Creditfacturen zelf controleert TRONVoice ook niet.
Betalingen registreren in e-Boekhouden
Betalingen registreren in e-Boekhouden
Wordt een geboekte factuur in TRONVoice betaald (via de bank of handmatig), dan boekt TRONVoice de betaling op je bankrekening in e-Boekhouden. Kies daarvoor de Bankrekening (betalingen registreren) bij de grootboekrekeningen. TRONVoice boekt het bedrag dat in e-Boekhouden nog openstaat. Staat de factuur daar al als betaald, dan boekt TRONVoice geen tweede betaling.Betalingen via iDEAL (Mollie), bunq of incasso komen als verzamelde uitbetaling binnen. Die registreert TRONVoice niet, die verwerk je in e-Boekhouden zelf. Ook de betaling van een (deels) gecrediteerde factuur boek je zelf. TRONVoice meldt dat bij de factuur.Lukt het registreren niet, dan zie je bij het document een melding die begint met Betaling:. TRONVoice probeert het daarna nog een paar keer opnieuw, met steeds langere tussenpozen. Het registreert alleen betalingen van de laatste 60 dagen.
Grootboekrekeningen en startdatum
TRONVoice haalt de grootboekrekeningen rechtstreeks uit je e-Boekhouden-administratie. Bij Grootboekrekeningen in e-Boekhouden kies je per soort uit de rekeningen van de juiste categorie. Je ziet alleen de rekeningen voor de acties die je hebt aangezet.- Debiteurenrekening (verkoopfacturen), een rekening van de categorie Debiteuren.
- Omzetrekening (verkoopfacturen), een winst-en-verliesrekening waarop de regels van je verkoopfacturen komen.
- Crediteurenrekening (inkoopfacturen), een rekening van de categorie Crediteuren.
- Standaard kostenrekening (inkoopfacturen), waarop de regels van je inkoopfacturen komen. Je kiest uit winst-en-verliesrekeningen (Winst & verlies) en balansrekeningen (Balans), bijvoorbeeld voor inventaris of vooruitbetaalde kosten.
- Bankrekening (betalingen registreren), alleen nodig als je betalingen registreert.
- Kostenplaats (optioneel), die TRONVoice op elke boekingsregel zet. Dit veld zie je alleen als je kostenplaatsen in e-Boekhouden hebt.
- Kostenrekening per kostencategorie (optioneel). Koppel een kostencategorie uit TRONVoice aan een eigen kostenrekening. Categorieën zonder eigen rekening gaan naar de standaard kostenrekening.
Btw-codes
TRONVoice kiest voor elke regel de btw-code van e-Boekhouden. Dat hangt af van het btw-tarief en het land van je klant of leverancier. Zonder land gaat TRONVoice uit van Nederland. Staat bij een leverancier Nederland (of niets) als land, maar heeft hij een buitenlands btw-nummer, dan gebruikt TRONVoice het land van dat btw-nummer.Verkoopfacturen
Inkoopfacturen
Een buitenlandse leverancier met een Nederlands btw-nummer die 21% of 9% rekent, rekent Nederlandse btw. Die regels krijgen gewoon
HOOG_INK_21 of LAAG_INK_9.
Relaties
Bij de eerste boeking voor een klant of leverancier zoekt TRONVoice eerst of de relatie al in e-Boekhouden staat. Een relatie met precies dezelfde naam wordt gekoppeld, als het btw-nummer, KvK-nummer en de postcode niet tegenstrijdig zijn. Passen er meerdere relaties, dan kiest TRONVoice de relatie met hetzelfde btw- of KvK-nummer, of anders met dezelfde postcode of hetzelfde e-mailadres. Is dan nog niet duidelijk welke relatie het is, dan maakt TRONVoice een nieuwe relatie aan. Heeft een klant afwijkende factuurgegevens, dan gebruikt TRONVoice die. Klik onder Relaties op Relaties bijwerken om al je klanten in één keer in e-Boekhouden te zetten en gekoppelde relaties bij te werken. Leveranciers die al gekoppeld zijn, worden ook bijgewerkt. Een nieuwe leverancier komt pas in e-Boekhouden bij zijn eerste geboekte inkoopfactuur, zo raakt e-Boekhouden niet vol met leveranciers die je niet gebruikt. Het bijwerken loopt op de achtergrond. In de kaart zie je hoeveel relaties zijn aangemaakt, bijgewerkt en overgeslagen.Relaties importeren als klanten
Staan je klanten al in e-Boekhouden, dan kun je ze in één keer als klant in TRONVoice zetten. Klik onder Relaties op Relaties importeren en daarna op Ja, importeren. De import loopt op de achtergrond. Er kan maar één import tegelijk lopen.- Relaties die nog niet in TRONVoice staan, worden als klant aangemaakt.
- Een bestaande klant met dezelfde naam (en geen afwijkend KvK- of btw-nummer), of als enige met hetzelfde btw- of KvK-nummer, wordt gekoppeld in plaats van dubbel aangemaakt.
- Inactieve relaties, relaties die al aan een klant of leverancier gekoppeld zijn en dubbele relaties van een klant die er al is, worden overgeslagen.
Bestaande documenten boeken
Wil je documenten van vóór het verbinden ook in e-Boekhouden, zet dan eerst de startdatum terug en klik op Opslaan. Klik daarna op Bestaande boeken onder Bestaande documenten boeken. Heb je nog niet opgeslagen, dan vraagt TRONVoice je dat eerst te doen. TRONVoice laat zien hoeveel verzonden facturen en geboekte inkoopfacturen vanaf de startdatum nog niet in e-Boekhouden staan. Klik op Ja, boeken om ze op de achtergrond te boeken, de oudste eerst. Een boeking die je in e-Boekhouden hebt verwijderd, boekt Bestaande boeken niet opnieuw.Status per document
Op een factuur en op een inkoopfactuur zie je een blok e-Boekhouden met de status:- Geboekt in e-Boekhouden, met het Boekingsnummer, het Factuurnummer in e-Boekhouden en Geboekt op. Staat de betaling ook in e-Boekhouden, dan zie je Betaling verwerkt.
- Wordt geboekt, TRONVoice is ermee bezig.
- Nog niet geboekt, met de reden als het document niet geboekt kan worden.
- Wacht op de koppeling, de verbinding is verlopen of nog niet compleet. TRONVoice boekt het document zodra de koppeling werkt.
- Boeken mislukt, met de foutmelding van e-Boekhouden.
- Verwijderd in e-Boekhouden, de boeking bestaat daar niet meer.
Welke documenten niet worden geboekt
- Conceptfacturen. Alleen verzonden of betaalde facturen gaan naar e-Boekhouden.
- Geïmporteerde (historische) facturen.
- Facturen in een andere valuta dan euro.
- Onderaannemersfacturen.
- Facturen zonder klant.
- Creditfacturen bij een factuur die niet in e-Boekhouden wordt geboekt.
- Documenten met een factuurnummer van meer dan 50 tekens.
- Inkoopfacturen die nog niet zijn geboekt, geen factuurdatum hebben of geen leverancier hebben.
- Documenten met een factuurdatum vóór de startdatum.
- Facturen aan een klant in een ander EU-land met het btw-tarief van dat land (OSS of afstandsverkoop, bijvoorbeeld 19% Duitse btw). Die btw hoort niet in je Nederlandse aangifte; boek zo’n factuur in e-Boekhouden zelf.
Een factuur die in e-Boekhouden is geboekt, kan niet meer terug naar concept. Wil je hem corrigeren, maak dan een creditfactuur.
Een document gewijzigd na het boeken
Wijzig je bedragen, btw, regels, datum, nummer of klant of leverancier van een geboekt document, dan meldt TRONVoice bij het document: “Het document is na het boeken gewijzigd.” Bij een inkoopfactuur telt ook een andere kostencategorie met een eigen kostenrekening mee. Een boeking in e-Boekhouden kan via de koppeling niet worden aangepast. Zo los je het op:- Pas de boeking in e-Boekhouden zelf aan, of maak een creditfactuur.
- Klik bij het document op Boeking gecorrigeerd. TRONVoice neemt het document zoals het nu is dan over als geboekt.
Mogelijk dubbele inkoopfactuur
Staat in e-Boekhouden al een inkoopboeking met hetzelfde factuurnummer, dezelfde datum en hetzelfde bedrag, maar bij een andere relatie? Dan is die factuur waarschijnlijk al met de hand geboekt onder een andere leveranciersnaam. TRONVoice boekt hem dan niet nog een keer en meldt bij de inkoopfactuur: “Er staat al een inkoopboeking met factuurnummer …”.- Hoort die boeking bij deze factuur, zet hem dan in e-Boekhouden op de juiste relatie.
- Is het een andere factuur, klik dan op Toch boeken (andere factuur).