Een nieuwe factuur aanmaken
1
Open de factuureditor
Ga naar Facturen in de zijbalk en klik op Nieuwe factuur. Heb je meer dan één administratie, kies dan de juiste uit de keuzelijst. Heb je er maar één, dan wordt die automatisch geselecteerd.
2
Selecteer een klant
Kies de klant in de keuzelijst Klant. Alleen actieve klanten van de geselecteerde administratie worden getoond.Bestaat de klant nog niet, gebruik dan de optie + Nieuwe klant om er direct een aan te maken zonder het formulier te verlaten.TRONVoice kan de factuurregels ook vast invullen op basis van je meest recente factuur voor deze klant. Je schakelt dit in of uit bij je administratie-instellingen (Factuurregels hergebruiken).
3
Stel de factuurdatum en betaaltermijn in
Je vult deze gegevens in het blok Factuurgegevens in. De Factuurdatum staat standaard op vandaag. De Termijn (dagen) bepaalt automatisch de vervaldatum. De standaard termijn komt van de klant. Heeft de klant geen eigen termijn, dan komt die uit je administratie-instellingen (meestal 30 dagen).Wil je laten zien over welke periode de factuur gaat, vul dan de Periode in. Lees meer bij De periode van een factuur.Je kunt ook een Referentie instellen, een vrij invulveld dat op de factuur verschijnt. Handig voor inkoopordernummers of projectcodes.
4
Voeg factuurregels toe
Klik op Regel toevoegen om een product of dienst aan de factuur toe te voegen.Voor elke regel:
- Selecteer een product uit je catalogus of typ zelf een omschrijving.
- Vul het aantal en de stuksprijs in.
- Stel eventueel een eenheid in (bijvoorbeeld uren, stuks).
- Groepeer de regel eventueel onder een locatie (handig bij projectfacturatie).
%THIS_MONTH_LONG%. Zie Variabelen in omschrijvingen.Regels kun je verslepen om de volgorde te wijzigen, of omhoog en omlaag verplaatsen met de pijlknoppen.5
Stel de btw in
Btw stel je per factuurregel in. Voor elke regel kun je kiezen uit:Is je klant ingesteld als btw-verlegd-klant of als vrijgestelde klant, dan krijgen alle nieuwe regels automatisch die instelling.
Wanneer je btw-verlegd of btw-vrijgesteld kiest voor een regel, wordt het btw-tarief automatisch op 0% gezet en wordt de andere optie uitgeschakeld.
6
Pas een korting toe (optioneel)
Om een korting toe te passen op de hele factuur, vul je een percentage in bij Korting (hele factuur) in het blok Factuurgegevens. Deze korting wordt toegepast op het subtotaal voordat de btw wordt berekend.Voor kortingen op regelniveau vul je een percentage in het veld Korting op een afzonderlijke regel in.
7
Voeg bijlagen toe (optioneel)
Je kunt bestanden aan de factuur toevoegen, bijvoorbeeld een urenstaat, pakbon of getekend contract. Ondersteunde formaten: pdf, Word, Excel, afbeeldingen (JPG, PNG) en platte tekstbestanden. De maximale bestandsgrootte is 10 MB per bestand.Zet Pdf’s samenvoegen met factuur aan om alle pdf-bijlagen samen te voegen tot één pdf-document wanneer je de factuur downloadt of verstuurt.
8
Sla het concept op
Klik op Factuur opslaan om de factuur als concept aan te maken. Je kunt op elk moment terugkomen en de factuur aanpassen voordat je verstuurt.Er wordt een tijdelijk conceptnummer (
CONCEPT-XXXXX) toegekend. Het permanente factuurnummer wordt pas toegekend wanneer de factuur wordt verstuurd.De periode van een factuur
Met het veld Periode geef je aan over welke periode een factuur gaat, bijvoorbeeld de maand waarin je het werk hebt gedaan. Je hoeft die periode dus niet meer in een factuurregel te zetten. Het veld is optioneel. Je vindt Periode in het blok Factuurgegevens, zowel bij een nieuwe factuur als bij het bewerken van een factuur. Het veld heeft een begindatum en een einddatum. Boven de datumvelden staan snelknoppen:
Staat de factuurdatum op 5 november 2026, dan geeft Vorige maand de periode 01-10-2026 t/m 31-10-2026.
De einddatum mag niet vóór de begindatum liggen. Doe je dat toch, dan krijg je een melding en wordt de factuur niet opgeslagen.
Waar de periode verschijnt
- Op de pdf staat de periode bij de factuurgegevens, zoals factuurnummer en factuurdatum. Dat geldt voor alle standaard pdf-sjablonen.
- Is het veld leeg, dan staat er geen periode op de pdf.
- De tekst volgt de taal van de klant. Voor een Nederlandse klant staat er “Periode 01-10-2026 t/m 31-10-2026”, voor een Engelse klant “Period 01-10-2026 to 31-10-2026”. De datums staan in de datumnotatie van je administratie.
- Vul je alleen een begindatum in, dan staat er “vanaf 01-10-2026”. Vul je alleen een einddatum in, dan staat er “t/m 31-10-2026”.
- Op de factuurpagina in TRONVoice zie je de periode bovenaan, bij de andere factuurgegevens.
- In de UBL-factuur staat de periode ook, zodat het boekhoudpakket van je klant hem kan overnemen.
Variabelen in omschrijvingen
In de omschrijving van een factuurregel kun je datumvariabelen gebruiken. TRONVoice vervangt ze door de juiste maand, het kwartaal, de week of het jaar. Zo hoef je terugkerende omschrijvingen zoals “Hosting oktober 2026” niet elke keer aan te passen.Beschikbare variabelen
De voorbeelden gaan uit van de datum 15 oktober 2026 en een Nederlandse klant.
Een kwartaal verder of terug loopt door over de jaargrens. In oktober is het volgende kwartaal dus kwartaal 1.
Van welke datum gaan de variabelen uit
- Bij een concept gaan de variabelen uit van de datum van vandaag. Een concept laat dus altijd de actuele maand zien.
- Bij een verstuurde factuur gaan ze uit van de factuurdatum. Bij het versturen krijgt een concept normaal de datum van die dag als factuurdatum. Daarna veranderen de variabelen niet meer.
Maandnamen in de taal van de klant
Namen van maanden volgen de taal van de klant: Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans. De omschrijving “Hosting %THIS_MONTH_LONG% %THIS_YEAR%” wordt bijvoorbeeld:- “Hosting oktober 2026” voor een Nederlandse klant
- “Hosting October 2026” voor een Engelse klant
Een variabele invoegen
1
Open de lijst met variabelen
Klik bij de omschrijving van een regel op de knop Variabelen, het i-icoon. Je vindt het icoon onder de omschrijving, of naast het label Omschrijving. Er opent een lijst met de groepen Huidige periode, Vorige periode en Volgende periode.
2
Klik op een variabele
De variabele komt in de omschrijving op de plek van je cursor. Stond de cursor nog niet in de omschrijving, dan komt de variabele aan het eind van de tekst.
Vindt TRONVoice geen omschrijving om de variabele in te zetten, dan kopieert het de variabele naar je klembord. Plak hem dan zelf in de omschrijving.
Formaat van het factuurnummer
Wanneer een factuur wordt verstuurd, kent TRONVoice het volgende nummer in de reeks toe. Het formaat hangt af van je administratie-instellingen:- Je stelt een voorvoegsel in voor je administratie (bijvoorbeeld
F-ofINV-). - Je kunt
[jaar]en[maand]als plaatsaanduidingen in het voorvoegsel opnemen. Zo levertF-[jaar]-bijvoorbeeldF-2025-00001op. - De reeks begint aan het begin van elk jaar opnieuw.
UBL- / e-factuurformaat
Heeft je administratie UBL-export ingeschakeld, dan verschijnt er een UBL-knop op de factuurdetailpagina. Hiermee download je de factuur als UBL 2.1 XML-bestand, een gestructureerd elektronisch factuurformaat dat door de meeste Nederlandse en Europese boekhoudpakketten wordt geaccepteerd.UBL-export moet per administratie worden ingeschakeld. Neem contact op met je beheerder of kijk bij Instellingen → Administratie → Factuurinstellingen.