Skip to main content

Documentation Index

Fetch the complete documentation index at: https://tronvoice.mintlify.app/llms.txt

Use this file to discover all available pages before exploring further.

Zodra een klant een offerte accepteert, zet je die om naar een factuur zonder gegevens opnieuw in te voeren. Deze pagina behandelt ook de andere statusacties die beschikbaar zijn op een offerte.

​
Een geaccepteerde offerte omzetten

Een offerte kan alleen gefactureerd worden als de status Geaccepteerd (geaccepteerd) is.
1

Open de geaccepteerde offerte

Ga naar Offertes en open een offerte met de status Geaccepteerd.
2

Zet om naar factuur

Klik op Omzetten naar factuur (Factureren). TRONVoice kopieert elke regel naar een nieuwe factuur: omschrijvingen, aantallen, eenheidsprijzen, btw-tarieven per regel, kortingen, locatiegroepen en notitieregels.
3

Controleer en verstuur

De nieuwe factuur opent als concept, met een conceptnummer, de datum van vandaag als factuurdatum en een vervaldatum op basis van de betaaltermijn van je administratie. Het veld Referentie van de factuur wordt ingevuld met Offerte [nummer]. Controleer de gegevens en verstuur de factuur naar de klant.
Elke factuur die uit een offerte ontstaat, blijft eraan gekoppeld. De omzetting wordt vastgelegd in het tabblad Activiteit van de offerte.

​
Gesplitst factureren

Heb je een schema voor gesplitst factureren op de offerte ingesteld, dan toont de geaccepteerde offerte elk deel apart. Bij het omzetten kun je:
  • Een enkel deel factureren: maakt een factuur voor één deel op basis van het percentage of een vast bedrag.
  • De resterende delen factureren: voegt alle nog niet gefactureerde delen samen tot één factuur met het label Restant facturatie.
  • Het volledige bedrag factureren: negeert het schema en factureert de hele offerte in één keer. Hiervoor kiezen wist het schema.
Elk gefactureerd deel wordt als afgerond gemarkeerd, zodat het niet twee keer gefactureerd kan worden. Offertes met verschillende btw-tarieven krijgen een evenredige factuurregel per tarief, zodat de btw-berekening klopt.
Bij het omzetten wordt de voorraad gecontroleerd. Gebruikt een regel een product dat verkoop bij onvoldoende voorraad blokkeert en is er te weinig, dan wordt de factuur niet aangemaakt en legt een foutmelding uit van welk product te weinig is.

​
Statusacties

Naast omzetten ondersteunt een offerte verschillende statusacties vanaf de detailpagina.

​
De offerte verzenden

Een concept-offerte verzenden mailt die naar de klant met de pdf als bijlage en een persoonlijke acceptatielink, en zet de status op Verzonden (verzonden). De klant moet een e-mailadres hebben en je account moet voldoende credits hebben.

​
Markeren als verzonden

Gebruik Markeer als verzonden wanneer je de offerte zelf hebt afgeleverd, bijvoorbeeld geprint of persoonlijk overhandigd. Hiermee gaat een concept-offerte naar Verzonden zonder dat er iets gemaild wordt. De acceptatielink wordt aangemaakt en er komt een pdf zonder het CONCEPT-watermerk, zodat je een nette kopie kunt downloaden.

​
Markeren als geaccepteerd

Gebruik Markeer als geaccepteerd wanneer een klant buiten de app akkoord heeft gegeven, bijvoorbeeld telefonisch. Dit is alleen beschikbaar bij een Verzonden offerte. Je kunt optioneel de naam en het e-mailadres vastleggen van de persoon die akkoord gaf. De status gaat naar Geaccepteerd en de offerte is klaar om te factureren.

​
Markeren als geweigerd

Gebruik Markeer als geweigerd om een afwijzing vast te leggen op een Verzonden offerte. Een reden is verplicht. De status gaat naar Geweigerd (geweigerd) en de reden wordt op de offerte opgeslagen.
Na een afwijzing kan de offerte niet opnieuw worden geopend voor acceptatie. Gebruik Dupliceren om met dezelfde inhoud een nieuw voorstel te starten.

​
Archiveren en herstellen

Archiveren verbergt een offerte uit je standaard offerteweergave zonder die te verwijderen. Open een gearchiveerde offerte en klik op Herstellen om hem terug te halen.

​
Dupliceren

Dupliceren maakt een volledige kopie van de offerte, inclusief alle regels, als nieuw concept. Gebruik dit om een geweigerd voorstel te herzien of om een nieuwe offerte te baseren op een eerdere.

​
Verzending van een offerte inplannen

In plaats van meteen verzenden, kun je een concept-offerte inplannen om automatisch uit te gaan.
1

Open de conceptofferte

Inplannen is alleen mogelijk zolang de offerte nog een concept is.
2

Kies een datum en tijd

Kies een geplande datum (vandaag of later) en een tijd in stappen van 15 minuten. Het gecombineerde moment moet in de toekomst liggen. De klant moet een e-mailadres hebben en je account moet voldoende credits hebben.
3

Bevestig

TRONVoice mailt de offerte automatisch op het geplande moment. Tot dat moment blijft de offerte een concept en kun je hem nog bewerken.
Wil je een geplande verzending stoppen, open dan de offerte en klik op Annuleer geplande verzending. De offerte handmatig verzenden wist ook een ingepland moment.

​
Bulkacties

Vanuit de offertelijst selecteer je meerdere offertes om er in één keer iets mee te doen:

Verzenden

Verstuurt alle geselecteerde concept-offertes. Offertes zonder e-mailadres van de klant worden overgeslagen.

Downloaden

Downloadt de geselecteerde offertes als pdf: één bestand voor één offerte, of een zip-archief voor meerdere.

Verwijderen

Verwijdert geselecteerde offertes. Alleen concept-offertes kunnen worden verwijderd.