Skip to main content
Met een eigen pdf-ontwerp bepaal je zelf hoe je facturen en offertes eruitzien. Je sleept blokken naar de plek waar je ze wilt hebben, schrijft eigen teksten en legt eventueel je eigen briefpapier achter de pagina. Je maakt en beheert eigen ontwerpen per administratie, op de pagina Instellingen → Huisstijl. Ze staan daar in het onderdeel Eigen PDF-ontwerpen.
De editor werkt het prettigst op een computer of een groot scherm. Op een telefoon kun je wel teksten en instellingen aanpassen.

​
Een nieuw ontwerp maken

1

Open Huisstijl

Ga naar Instellingen → Huisstijl voor de juiste administratie.
2

Start een nieuw ontwerp

Klik bij Eigen PDF-ontwerpen op Nieuw ontwerp. Je kunt ook op de kaart Eigen ontwerp maken klikken in de carrousel van het Factuursjabloon of het Offertesjabloon.
3

Geef het ontwerp een naam

Vul bij Naam een herkenbare naam in, bijvoorbeeld “Factuur met briefpapier”.
4

Kies een startpunt

Kies onder Startpunt het sjabloon waarmee je wilt beginnen. Meer hierover lees je hieronder.
5

Maken en bewerken

Klik op Maken en bewerken. De editor opent met je nieuwe ontwerp.

​
Startpunten

Je begint nooit met een leeg vel, tenzij je dat wilt. Als startpunt kun je kiezen uit:
  • Alle tien de standaardsjablonen: Standaard, Modern, Minimaal, Klassiek, Zakelijk, Professioneel, Horizontaal, Accent, Compact en Clean.
  • Blanco: een lege pagina met alleen de factuurregels.
Het standaardsjabloon dat je administratie nu voor facturen gebruikt, staat al geselecteerd. Je herkent het aan het label In gebruik. Zo begin je meteen vanuit de opmaak die je klanten al kennen. Elk startpunt wordt opgebouwd in de kleuren van je administratie. Daarna is het ontwerp helemaal van jou. Pas je later de factuurkleuren bij Huisstijl aan, dan verandert je eigen ontwerp niet mee. De kleuren van een eigen ontwerp kies je in de editor.

​
Waar je op let bij een eigen ontwerp

Een eigen ontwerp werkt op een paar punten anders dan een standaardsjabloon.
  • De totalen staan op een vaste plek. In een standaardsjabloon komen de totalen direct onder de laatste factuurregel. In een eigen ontwerp staan ze op de plek waar je het blok Totalen neerzet, meestal onderaan de pagina. Een factuur met weinig regels heeft daardoor wat witruimte tussen de regels en de totalen.
  • Factuurregels lopen door. Wat niet in het vak met factuurregels past, komt op de volgende pagina.
  • Houd ruimte vrij onder de totalen. Het blok wordt langer bij een factuurkorting of bij meerdere btw-tarieven. Houd er ongeveer 3,5 cm ruimte onder vrij.
  • De betaal-QR-code zit er standaard in. Elk standaardsjabloon als startpunt bevat het blok Betaal-QR-code. Start je met Blanco, dan voeg je het blok zelf toe. Je klant scant de code met de bank-app. Het IBAN, het bedrag en het factuurnummer staan dan al ingevuld. De code verschijnt alleen op facturen in euro die nog per overboeking betaald moeten worden, en alleen als je administratie een IBAN heeft. Op creditfacturen, proforma’s, betaalde facturen, facturen die via incasso lopen en offertes staat geen QR-code.
Gaat er iets mis bij het opmaken van een factuur of offerte met je ontwerp? Dan maakt TRONVoice de pdf met het gekozen standaardsjabloon. Je factuur wordt dus altijd gemaakt en verstuurd. In de editor zie je daarna een melding, zodat je het ontwerp kunt controleren met Voorbeeld PDF.

​
De editor

De editor bestaat uit drie delen: links voeg je blokken toe en stel je de pagina in, in het midden staat de pagina, en rechts pas je het geselecteerde blok aan.

​
Blokken

Onder Blok toevoegen klik je op een blok, of sleep je het naar de pagina. Het blok Factuurregels staat altijd op de pagina. Je kunt het verplaatsen en groter of kleiner maken, maar niet verwijderen. Per blok kies je bij Tonen op of het op alle pagina’s staat, alleen op de eerste pagina of alleen op de laatste pagina.

​
Documentgegevens

Het blok Documentgegevens toont een lijstje met labels en waarden. Met + Rij toevoegen… kies je welke rijen erin staan:
  • Factuur-/offertenummer
  • Datum
  • Vervaldatum / geldig tot
  • Periode (factuur)
  • Klantnummer
  • Klantreferentie
  • Referentie
  • Eigen klantvelden
  • Gecrediteerde factuur
  • Eigen rij (label + variabele)
Een rij zonder waarde wordt niet getoond. De rij Periode (factuur) verschijnt dus alleen op facturen waarbij je een periode hebt ingevuld. Op offertes staat hij nooit. Laat je het label leeg, dan gebruikt TRONVoice een automatisch label in de taal van de klant.

​
Pagina, briefpapier en vervolgpagina’s

Onder Pagina kies je het lettertype en de tekstkleur. Bij Briefpapier upload je een pdf of afbeelding op A4-formaat die achter de pagina komt te liggen, bijvoorbeeld je drukwerk met logo en voettekst. Zet Vervolgpagina’s aan als pagina 2 en verder een eigen indeling moeten krijgen. Zo staat het klantadres bijvoorbeeld alleen op de eerste pagina.

​
Variabelen in teksten

In een tekstblok zet je gegevens van het document neer met variabelen tussen vierkante haken. Klik op Variabele invoegen om er een te kiezen. Je zoekt in de lijst op naam, en de variabele komt op de plek van je cursor. Dezelfde knop staat ook bij de waarde van een Eigen rij in Documentgegevens. Bij het maken van de pdf vervangt TRONVoice elke variabele door de echte waarde. Een regel waarin alle variabelen leeg zijn, wordt weggelaten.

​
Document en periode

[periode] volgt de periode die je bij de factuur invult (zie De periode van een factuur). Heb je alleen een begindatum ingevuld, dan staat er “vanaf 01-10-2026”. Met alleen een einddatum staat er “t/m 31-10-2026”. Offertes hebben geen periode.

​
Datum

Deze variabelen rekenen vanaf de documentdatum. Voor een concept is dat de datum van vandaag, omdat de datum pas bij het versturen vastligt. Maandnamen komen in de taal van de klant: een Engelse klant ziet “October”, een Nederlandse klant “oktober”. Gebruik [vorige_maand_jaar] samen met [vorige_maand]. Op een factuur van januari is de vorige maand december van het jaar ervoor. Ook de variabelen die je in factuurregels gebruikt, zoals %THIS_MONTH_LONG% en %PREV_MONTH_LONG%, werken in een eigen ontwerp. Ze gebruiken dezelfde datum en dezelfde taal als de variabelen hierboven. Alle regelvariabelen vind je in Variabelen in omschrijvingen. Lees meer over talen en datumvariabelen in Talen.

​
Tekst alleen tonen als…

Met Alleen tonen als… toon je een stuk tekst alleen in een bepaalde situatie. Selecteer eerst de tekst en kies dan de voorwaarde. De tekst komt dan tussen [als …] en [/als] te staan. Een voorbeeld met een periode:
Op een factuur zonder periode verdwijnt deze zin helemaal. Met [anders] geef je een alternatief, en met niet draai je de voorwaarde om:
Andere voorwaarden zijn onder meer creditfactuur, offerte, betaald, btw_verlegd, korting en referentie. Je ziet ze allemaal in de lijst onder Alleen tonen als….

​
Vertalingen

Heb je klanten in een andere taal? Open bij een tekstblok Vertalingen en vul de tekst in het Engels, Duits, Frans of Spaans in. Laat je een vertaling leeg, dan gebruikt TRONVoice de gewone tekst. Automatische teksten, zoals [document_titel] en de maandnamen, worden altijd vertaald.

​
Voorbeeld bekijken

De pagina in de editor toont je ontwerp meteen met ingevulde gegevens. Bij Voorbeeld met kies je welk document je ziet:
  • Voorbeeldfactuur, Voorbeeld creditfactuur, Voorbeeldofferte of Lange factuur (meerdere pagina’s). Deze voorbeelden gebruiken de gegevens van je administratie met een verzonnen klant en verzonnen regels. Een voorbeeldfactuur heeft de huidige maand als periode, zodat je [periode] en de datumvariabelen gevuld ziet.
  • Een van je eigen recente facturen of offertes, onder Jouw documenten. Die zie je in de taal van de klant.
Bij een voorbeeld kies je met Taal van het voorbeeld in welke taal je het ontwerp bekijkt. Klik op Voorbeeld PDF om de echte pdf te openen. Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

​
Een ontwerp gebruiken

Een eigen ontwerp verschijnt bij Huisstijl in de carrousel van het Factuursjabloon en van het Offertesjabloon, met het label Eigen. Klik op je ontwerp en daarna op Opslaan. Vanaf dat moment krijgen nieuwe pdf’s dit ontwerp. Wil je dat één klant een ander ontwerp krijgt dan de rest? Dan kies je het ontwerp bij die klant. Lees hoe in Pdf-sjabloon per klant.

​
Ontwerpen beheren

In het onderdeel Eigen PDF-ontwerpen op de pagina Huisstijl staan al je ontwerpen. Per ontwerp heb je deze knoppen:
  • Bewerken opent de editor.
  • Dupliceren maakt een kopie, inclusief briefpapier en afbeeldingen. Handig als je een variant wilt maken zonder het origineel te wijzigen.
  • Verwijderen verwijdert het ontwerp. Dit kun je niet ongedaan maken.
Verwijder je een ontwerp dat in gebruik is? Dan krijgen je facturen en offertes weer het gekozen standaardsjabloon. Klanten die dit ontwerp hadden, gaan terug naar de keuze van Huisstijl. De melding na het verwijderen vertelt je hoeveel klanten dat zijn. Pdf’s van al verzonden documenten blijven zoals ze zijn.