Skip to main content
TRONVoice kan een factuur in drie formaten produceren: een standaard pdf, een proforma-pdf voor concepten en een gestructureerde UBL-e-factuur. Deze pagina legt elk formaat uit en vertelt je wanneer je het gebruikt.

​
Wat is e-facturatie?

Een e-factuur is een factuur die wordt geleverd als gestructureerde, machineleesbare data in plaats van als een document dat iemand leest. TRONVoice maakt e-facturen in UBL 2.1, een XML-formaat dat boekhoudsoftware automatisch kan importeren, zonder handmatige invoer of scannen. TRONVoice produceert UBL volgens het Peppol BIS Billing 3.0-profiel, de Europese standaard voor grensoverschrijdende elektronische facturatie. De XML bevat de btw-nummers van de afzender en de ontvanger als Peppol-endpoint-identificaties (NL btw-schema).
Wanneer heeft een Nederlands bedrijf UBL nodig? Facturen aan de Nederlandse rijksoverheid moeten elektronisch worden geleverd, meestal als UBL via het Peppol-netwerk of een overheidsportaal. Veel grotere organisaties en boekhoudpakketten geven ook de voorkeur aan UBL, omdat het netjes importeert. Voor facturen aan gewone particuliere klanten is een pdf meestal voldoende.

​
Een standaard pdf downloaden

Elke factuur kun je als pdf downloaden vanaf de detailpagina van de factuur of vanuit het facturenoverzicht.
  • De pdf laat de factuur precies zien zoals je klant hem ziet, inclusief je logo, de btw-uitsplitsing en de betaalgegevens.
  • Zodra een factuur verstuurd is, wordt de pdf opgeslagen en hergebruikt, zodat hij altijd overeenkomt met wat er verstuurd is.
  • Heeft de factuur de optie bijlagen samenvoegen ingeschakeld? Dan voegt de pdf-download de factuur en de pdf-bijlagen samen tot één document.

​
Een proforma-pdf downloaden

Een proforma-pdf is een voorbeeldweergave van een conceptfactuur. Gebruik hem als je een klant wilt laten zien hoe een factuur eruit komt te zien voordat hij officieel verstuurd wordt.
1

Open een conceptfactuur

Ga naar Facturen en open het concept dat je wilt bekijken.
2

Download de proforma

Klik op Proforma-pdf. TRONVoice maakt een pdf die als proforma is gemarkeerd.
Een proforma-pdf is alleen beschikbaar voor conceptfacturen. Zodra een factuur verstuurd is, gebruik je in plaats daarvan de standaard pdf. Een proforma is geen geldige factuur voor de btw of de boekhouding. Hij draagt het tijdelijke nummer CONCEPT-XXXXX.

​
Een UBL-e-factuur exporteren

Als de UBL-export beschikbaar is voor je administratie, verschijnt er een knop UBL op de detailpagina van de factuur.
1

Open de factuur

Ga naar Facturen en open de factuur die je wilt exporteren.
2

Klik op UBL

Klik op UBL. TRONVoice maakt een UBL 2.1-XML-bestand en downloadt het.
3

Lever het bestand

Stuur de XML naar je klant of importeer hem in het boekhoudpakket, via je gebruikelijke kanaal of via het Peppol-netwerk.
Het UBL-bestand wordt vernoemd naar de factuur (bijvoorbeeld Factuur-F-2025-00001.xml). Zodra het bestand is gemaakt, wordt het opgeslagen en bij latere downloads hergebruikt, zodat de gestructureerde data consistent blijft met de factuur.
Creditfacturen worden ook als UBL geëxporteerd. TRONVoice gebruikt automatisch het UBL-documenttype CreditNote voor creditfacturen, zodat boekhoudsoftware ze herkent als correcties en niet als nieuwe kosten.

​
Wat UBL bevat

De gegenereerde UBL-XML bevat de volledige gestructureerde factuur:
Als je een verstuurde factuur bewerkt, wist TRONVoice de opgeslagen pdf- en UBL-bestanden, zodat ze opnieuw worden gegenereerd met de bijgewerkte gegevens bij de volgende download. Download en lever de UBL altijd opnieuw na het bewerken van een verstuurde factuur.

​
Een formaat kiezen

Standaard pdf

Voor verstuurde facturen aan de meeste particuliere klanten. Leesbaar voor mensen en klaar om te mailen.

Proforma-pdf

Om een concept met een klant te bekijken voordat het officieel wordt uitgegeven.

UBL-e-factuur

Voor overheidsklanten, levering via Peppol of klanten die facturen in boekhoudsoftware importeren.

​
Hoe nu verder