SEPA-incasso vereist dat je Mollie-account gekoppeld is en dat SEPA voor je administratie is ingesteld. Neem contact op met de beheerder van je account als deze functie niet beschikbaar is.
Het proces in het kort
- Machtiging aanvragen: stuur de klant per e-mail een machtigingslink
- Klant accepteert: de klant doet een kleine verificatiebetaling om zijn IBAN te bevestigen
- Batch aanmaken: selecteer geschikte facturen en plan een incassodatum
- Vooraankondiging versturen: TRONVoice informeert klanten minstens 14 dagen voor de incasso
- Batch verwerken: TRONVoice dient de batch in bij Mollie voor de incasso
Stap 1: een machtiging aanvragen bij een klant
1
Open de klantgegevens
Ga naar Klanten en open de klant die je voor automatische incasso wilt instellen.
2
Verstuur een machtigingsaanvraag
Klik op Machtiging aanvragen. TRONVoice maakt een machtiging aan en stuurt de klant een e-mail met een link om de incasso te machtigen.
3
Klant machtigt de incasso
De klant opent de link en ziet je bedrijfsnaam, logo en een korte uitleg. Hij klikt door naar Mollie, doet een kleine eenmalige verificatiebetaling om zijn bankrekening te bevestigen, en de machtiging wordt geregistreerd.
Machtigingsstatussen
Stap 2: een machtiging handmatig aanmaken (optioneel)
Heb je een papieren machtiging die de klant heeft ondertekend, dan kun je die handmatig registreren in plaats van een aanvraag per e-mail te versturen.1
Open de klantgegevens
Ga naar Klanten en open de betreffende klant.
2
Voeg een handmatige machtiging toe
Klik op Handmatige machtiging aanmaken en vul in:
- Naam van de rekeninghouder
- IBAN
- BIC (optioneel)
- Datum van ondertekening
3
Sla de machtiging op
De machtiging krijgt meteen de status Actief en de klant is klaar voor automatische incasso.
Stap 3: een incassobatch aanmaken
Zodra klanten een actieve machtiging hebben, kun je facturen innen door een batch aan te maken.1
Ga naar Incassobatches
Ga naar Betalingen → Incassobatches.
2
Maak een nieuwe batch aan
Klik op Nieuwe batch en kies een incassodatum. De datum moet in de toekomst liggen, zodat er tijd is voor de verplichte vooraankondiging.
3
Bekijk de geschikte facturen
TRONVoice toont alle openstaande facturen van klanten met een actieve machtiging. Voeg de facturen toe die je in deze batch wilt opnemen.
4
Verwijder regels indien nodig
Je kunt losse regels uit de batch verwijderen zolang die nog Open is. Zodra een batch is vergrendeld, kunnen regels niet meer worden verwijderd.
BATCH-{jaar}-{volgnummer}, bijvoorbeeld BATCH-2025-001.
Verplichte vooraankondiging
De SEPA-regels schrijven voor dat klanten minstens 14 dagen voor een incasso geïnformeerd worden. TRONVoice regelt dit automatisch: er gaat een vooraankondiging per e-mail naar elke klant in de batch zodra de batch wordt ingediend.Stap 4: de batch indienen en verwerken
Ben je tevreden met de inhoud van de batch, dien hem dan in voor verwerking. TRONVoice stuurt de betalingen naar Mollie, dat de incasso’s op de geplande datum start. Na de incasso werkt TRONVoice elke factuur bij op basis van het resultaat:- Geslaagd: de factuur wordt op betaald gezet
- Mislukt of teruggeboekt: de factuur blijft openstaan; je kunt de klant erop aanspreken