TRONVoice kan automatisch betalingsherinneringen sturen naar klanten met vervallen facturen. Het herinneringssysteem werkt in stappen en stuurt steeds stevigere herinneringen naarmate een factuur langer onbetaald blijft. Je kunt ook op elk moment handmatig herinneringen versturen, specifieke facturen uitsluiten of in bulk herinneringen sturen naar meerdere klanten tegelijk.Documentation Index
Fetch the complete documentation index at: https://tronvoice.mintlify.app/llms.txt
Use this file to discover all available pages before exploring further.
Hoe automatische herinneringen werken
Wanneer automatische herinneringen zijn ingeschakeld voor je administratie, controleert TRONVoice dagelijks op vervallen facturen en verstuurt het herinneringen volgens een schema van drie stappen:| Stap | Trigger |
|---|---|
| Stap 1 | 14 dagen na de vervaldatum van de factuur |
| Stap 2 | 30 dagen na de vervaldatum van de factuur |
| Stap 3 | 45 dagen na de vervaldatum van de factuur |
Automatische herinneringen worden alleen verstuurd voor facturen die:
- De status Verzonden hebben (niet Betaald, Gecrediteerd of Concept)
- Een positief totaalbedrag hebben
- Een klant met een geldig e-mailadres hebben
- Niet zijn uitgesloten van herinneringen
Een handmatige herinnering versturen
Je kunt op elk moment een herinnering versturen, ongeacht of die al verschuldigd is.Open de factuur
Ga naar Facturen en open de verzonden factuur waarvoor je een herinnering wilt sturen.
Klik op Herinnering versturen
Klik op Herinnering versturen op de factuurdetailpagina. TRONVoice bevestigt welk stapnummer deze herinnering heeft (bijvoorbeeld “1e herinnering”).
Herinneringen in bulk versturen
Om herinneringen naar meerdere klanten met achterstand tegelijk te sturen:Selecteer facturen
Vink de selectievakjes aan naast de facturen waarvoor je een herinnering wilt sturen.
Een factuur uitsluiten van herinneringen
Sommige facturen horen geen herinnering te krijgen, bijvoorbeeld wanneer er een betalingsregeling loopt of een geschil wordt opgelost. Je kunt afzonderlijke facturen uitsluiten van het automatische herinneringsschema.
De factuur ontvangt dan geen automatische herinneringen meer. Je kunt nog wel handmatig herinneringen sturen als dat nodig is. Om de factuur weer op te nemen, klik je opnieuw op dezelfde schakelaar.
E-mailsjablonen voor herinneringen aanpassen
De onderwerpregel en de tekst van herinneringsmails zijn volledig aanpasbaar per taal. TRONVoice ondersteunt sjablonen in het Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans. Beschikbare variabelen die je in herinneringssjablonen kunt gebruiken:| Variabele | Omschrijving |
|---|---|
{factuurnummer} | Factuurnummer |
{klant_contactpersoon} | Contactpersoon van de klant |
{bedrijfsnaam} | Je bedrijfsnaam |
{dagen_verlopen} | Aantal dagen achterstand |
{totaal} | Totaalbedrag van de factuur |
{openstaand_bedrag} | Openstaand (onbetaald) bedrag |
{vervaldatum} | Vervaldatum van de factuur |
{herinnering_stap} | Stapnummer van de herinnering (1, 2 of 3) |
{iban} | Je IBAN-bankrekeningnummer |
{iban_tnv} | Naam van de rekeninghouder |