Een klant is meer dan een naam en een adres. Zodra je een klant opent, krijg je een eigen werkruimte voor alles wat met die relatie te maken heeft: facturen, bestanden, notities, taken en instellingen die je standaardinstellingen per administratie overschrijven.Documentation Index
Fetch the complete documentation index at: https://docs.tronvoice.eu/llms.txt
Use this file to discover all available pages before exploring further.
De detailpagina van een klant
Open een klant door op de naam te klikken, ergens in de lijst Klanten. De detailpagina brengt het volgende samen:- Bedrijfsgegevens: naam, KvK-nummer, btw-nummer, adres en contactgegevens.
- Factuurstatistieken: totalen voor gefactureerde, betaalde en openstaande bedragen.
- Recente facturen: de laatste facturen en abonnementen voor deze klant.
- Tabbladen voor Notities, Taken en Dossier, die hieronder aan bod komen.
KvK-opzoeken
Wanneer je een klant toevoegt, gebruik je de KvK-zoekfunctie boven aan het formulier om een ingeschreven Nederlands bedrijf op naam of registratienummer te vinden. Als je een resultaat selecteert, worden de bedrijfsnaam, het KvK-nummer, het adres, de postcode en de plaats automatisch ingevuld.Btw-nummer valideren
Wanneer je een btw-nummer invoert voor een klant in een EU-land, valideert TRONVoice dit in real time tegen de EU-dienst VIES. Is het nummer niet geldig of niet geregistreerd? Dan blokkeert het formulier het opslaan en toont het de reden die VIES teruggeeft. De btw-behandeling wordt ook automatisch herkend op basis van het land van de klant:- Hetzelfde land als je administratie: de standaard btw-tarieven gelden.
- Een ander EU-land: de btw wordt op verlegd (btw-verlegd) gezet, zoals vereist is voor intracommunautaire leveringen.
- Buiten de EU: de btw wordt op vrijgesteld (btw-vrijgesteld) gezet, voor exportleveringen.
Het bedrijfslogo
Wanneer je een klant met een website of e-mailadres opslaat, haalt TRONVoice automatisch het bedrijfslogo van dat domein op. Het logo verschijnt op de klant en kun je gebruiken op facturen. Het logo wordt automatisch ververst wanneer de website of het e-mailadres verandert. Logo’s die je handmatig hebt ingevoerd, blijven ongemoeid.Het ophalen van het logo blokkeert nooit het opslaan van een klant. Lukt het niet om het logo op te halen? Dan wordt de klant alsnog opgeslagen en kun je het later opnieuw proberen door de website bij te werken.
Notities
Het tabblad Notities bevat interne CRM-notities over de klant, zoals samenvattingen van gesprekken, afspraken of reminders. Notities zijn alleen zichtbaar voor je team en verschijnen nooit op facturen of e-mails.- Klik op Nieuwe notitie om een notitie toe te voegen (minimaal 3 tekens).
- Bij elke notitie wordt vastgelegd wie hem heeft geschreven en wanneer.
- Je kunt een notitie verwijderen die je zelf hebt geschreven.
Taken
Op het tabblad Taken maak je to-do’s die rechtstreeks aan de klant zijn gekoppeld, zodat vervolgacties bij de juiste klant blijven. Bij het aanmaken van een taak kun je het volgende instellen:| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Naam | Verplicht. Een korte omschrijving van de taak. |
| Omschrijving | Optionele uitgebreidere toelichting. |
| Deadline | Optionele einddatum. |
| Toegewezen aan | Een of meer teamleden in je organisatie. |
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Te doen | Nog te doen |
| In behandeling | Wordt aan gewerkt |
| Wacht op klant | Wacht op de klant |
| Afgerond | Voltooid |
| Geannuleerd | Geannuleerd |
Het dossier
Het tabblad Dossier is een documentenopslag die aan de klant is gekoppeld. Gebruik het voor contracten, ondertekende overeenkomsten, identiteitsbewijzen of elk bestand dat je bij de klant wilt bewaren.Open het uploadformulier
Klik op het tabblad Dossier op Bestand toevoegen om het uploadformulier te openen.
Selecteer bestanden en voeg gegevens toe
Kies een of meer bestanden. Voeg eventueel een omschrijving, notities en een categorie toe om het dossier overzichtelijk te houden.
Contract
Ondertekende contracten en overeenkomsten.
Factuur
Documenten die met facturen te maken hebben.
Offerte
Documenten die met offertes te maken hebben.
Correspondentie
Brieven en e-mailcorrespondentie.
Identiteitsbewijs
Identiteitsbewijzen.
KvK uittreksel
Uittreksels van de Kamer van Koophandel.
BTW documenten
Documenten die met btw te maken hebben.
Overig
Alles wat niet in een andere categorie past.
Instellingen per klant
De meeste klanten nemen hun instellingen over van de administratie, maar je kunt er een paar per klant overschrijven op het bewerkformulier:- Voorkeurstaal documenten: de taal die wordt gebruikt voor facturen en e-mails naar deze klant. Valt terug op de standaardtaal van de administratie en daarna op de standaardtaal van het platform.
- Standaard btw-percentage: overschrijft het standaardtarief van de administratie voor de regels van deze klant.
- Btw-verlegd / btw-vrijgesteld: verlegde of vrijgestelde btw, meestal automatisch ingesteld op basis van het land.
- G-rekening-instellingen: gebruikt je administratie een g-rekening? Dan kun je het percentage en het IBAN voor deze klant overschrijven.
- Uitgesloten factuurdagen: dagen van de week waarop deze klant niet automatisch gefactureerd mag worden.
Laat een overschrijving leeg om de standaardinstelling van de administratie te blijven gebruiken. Het klantformulier toont de overgenomen waarde als placeholder, zodat je altijd weet wat er geldt.
Een klant deactiveren, herstellen en heractiveren
Hoe een klant wordt verwijderd, hangt ervan af of er geschiedenis aan vasthangt:- Geen facturen of abonnementen: de klant wordt definitief verwijderd.
- Wel facturen of abonnementen: de klant wordt gedeactiveerd in plaats van verwijderd, zodat bestaande facturen geldig en toegankelijk blijven. Een gedeactiveerde klant verdwijnt naar de achtergrond van de klantenlijst.
- Heractiveer een gedeactiveerde klant vanaf de detailpagina. De klant keert dan terug in de actieve lijst.
- Herstel een verwijderde klant als die alleen logisch is verwijderd. Je krijgt dan de volledige klant terug.