Taken zijn de ingebouwde takenlijst van TRONVoice. Gebruik ze om opvolgacties bij te houden, zoals een betaling achter een offerte aanjagen, een offerte voorbereiden of een klant bellen. Zo blijft elke actie verbonden met het record waar het over gaat. Een taak kan op zichzelf staan of gekoppeld zijn aan een klant, factuur, offerte of een ander record.Documentation Index
Fetch the complete documentation index at: https://tronvoice.mintlify.app/llms.txt
Use this file to discover all available pages before exploring further.
Een taak aanmaken
Vul de taakgegevens in
Vul de velden van de taak in:
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Taaknaam | Verplicht. Een korte, duidelijke omschrijving van minimaal 3 tekens. |
| Omschrijving | Optionele uitgebreidere notities over wat er moet gebeuren. |
| Status | De beginstatus. Nieuwe taken staan standaard op Te doen. |
| Toegewezen aan | Een of meer collega’s in je organisatie. Laat leeg voor een taak zonder toegewezen persoon. |
| Deadline | Optionele datum en tijd waarop de taak klaar moet zijn. |
Koppel de taak aan een record (optioneel)
Kies een Type en zoek het record dat je wilt koppelen. Zie Een taak aan een record koppelen.
Wijs je een taak toe aan een collega, dan krijgt die persoon een e-mailmelding. Over taken die je aan jezelf toewijst, krijg je geen melding.
Deadlines
Een taak kan een optionele deadline hebben, een datum en tijd waarop de taak klaar moet zijn. Op de taak en in de lijst krijgen deadlines een kleurcode:- Grijs, de deadline ligt in de toekomst en is nog niet dichtbij.
- Oranje, de deadline valt binnen de komende 24 uur.
- Rood, de deadline is verstreken terwijl de taak nog openstaat (te laat).
Taakstatus
Elke taak heeft een van vijf statussen. De status bepaalt of de taak meetelt als open of klaar.| Status | Telt als |
|---|---|
| Te doen | Open |
| In behandeling | Open |
| Wacht op klant | Open |
| Afgerond | Klaar |
| Geannuleerd | Gesloten |
Afronden en heropenen
Vanuit de takenlijst of de detailpagina van een taak kun je:- Een taak afronden, dit zet de status op Afgerond.
- Een afgeronde taak heropenen, dit zet de status terug op Te doen.
Een taak aan een record koppelen
Een taak kun je aan één record koppelen, zodat het opvolgwerk verbonden blijft met de juiste plek. De volgende recordtypen kun je koppelen:Klant
Koppel een taak aan een klant, bijvoorbeeld “Bellen over verlenging”.
Factuur
Koppel een taak aan een factuur, bijvoorbeeld “Achterstallige betaling opvolgen”.
Offerte
Koppel een taak aan een offerte, bijvoorbeeld “Handtekening achterna”.
Abonnement
Koppel een taak aan een terugkerend abonnement.
Product
Koppel een taak aan een product.
Locatie
Koppel een taak aan een locatie.
Het takenpaneel op records
Pagina’s van klanten, facturen, offertes en andere records hebben een paneel Taken. Het paneel toont alle taken die aan dat record gekoppeld zijn, gesorteerd op status en daarna op deadline. Vanuit het paneel kun je:- Een taak toevoegen, dit opent een inline formulier voor een taaknaam, omschrijving, deadline en toegewezen personen. De nieuwe taak wordt automatisch gekoppeld aan het record dat je bekijkt.
- De status van een taak wijzigen, inclusief afronden of heropenen.
- Afgeronde taken tonen, schakel dit aan om afgeronde taken in het paneel mee te nemen. Standaard zie je alleen open taken.
- Een taak verwijderen, je kunt alleen taken verwijderen die je zelf hebt aangemaakt.
Bijlagen bij taken
Elke taak heeft een eigen sectie voor bijlagen. Gebruik die om relevante bestanden bij de taak te bewaren, zoals een gescand document, een screenshot of een contract.- Upload een of meer bestanden tegelijk.
- Ondersteunde bestandstypen: PDF, Word, Excel, afbeeldingen (JPG, PNG, GIF, WebP) en platte tekst of CSV.
- Maximale grootte: 10 MB per bestand.
- Je kunt bijlagen op elk moment downloaden of verwijderen.
Persoonlijke en organisatiebrede taken
De meeste taken horen bij één administratie, ze verschijnen alleen als je in die administratie werkt. Zo houd je de takenlijst van elke onderneming gescheiden. Accountantsorganisaties kunnen daarnaast organisatietaken aanmaken. Die zijn niet aan één administratie gekoppeld en zichtbaar binnen de hele organisatie.- Schakel bij het aanmaken van een taak de optie organisatieniveau in om de taak organisatiebreed te maken. Een organisatiebrede taak heeft geen administratie.
- Organisatiebrede taken hebben een eigen pagina, die je bereikt via Organisatietaken in het menu.
- Koppelen werkt ook op organisatieniveau: zoek je naar een record om te koppelen, dan kijkt de zoekfunctie in elke administratie van de organisatie.
Organisatiebrede taken zijn alleen beschikbaar voor accountantsorganisaties. Is jouw organisatie een gewone onderneming, dan horen alle taken bij een administratie.
De takenlijst filteren
De takenlijst toont standaard de open taken. Je verfijnt de lijst met:- Status, open, afgerond of een specifieke status.
- Toegewezen aan, een specifieke collega, taken die aan jou zijn toegewezen of taken zonder toegewezen persoon.
- Type, alleen taken die aan een bepaald recordtype zijn gekoppeld.
- Zoeken, vindt overeenkomsten in de taaknaam of omschrijving.