Voor incassobatches moet SEPA-incasso voor je administratie zijn ingesteld. Zie je het menu Incassobatches niet, dan is SEPA nog niet ingesteld. Zie Betalingen innen met SEPA-incasso voor hoe machtigingen en SEPA-instellingen werken.
Hoe batches samenhangen met SEPA-machtigingen
Een batch kan alleen incasseren bij klanten die je vooraf gemachtigd hebben. Zo werkt dat:- Een klant geeft een SEPA-machtiging af, eenmalig, via e-mail of een handmatige papieren machtiging.
- Als je een factuur verstuurt naar die klant, controleert TRONVoice de machtiging en de instelling automatische incasso van de klant.
- Als de klant in aanmerking komt, wordt de factuur als batchregel toegevoegd aan een open batch.
- Jij dient de batch in, en Mollie int elke regel met de machtiging van de klant.
Hoe facturen in een batch komen
De meeste batchregels worden automatisch aangemaakt. Als je een factuur verstuurt, voegt TRONVoice die toe aan een batch wanneer alles van het volgende klopt:- De klant heeft automatische incasso aanstaan en een geldige machtiging
- De factuur is in euro’s, heeft een positief bedrag en is geen creditfactuur
- SEPA is ingesteld voor de administratie
BATCH-{jaar}-{volgnummer}, bijvoorbeeld BATCH-2025-001.
Je kunt facturen ook handmatig aan een batch toevoegen, zie Een factuur toevoegen hieronder.
Een batch handmatig aanmaken
Meestal hoef je zelf geen batches aan te maken, maar je kunt er wel een klaarzetten voor een specifieke incassodatum.1
Ga naar Incassobatches
Ga naar Betalingen → Incassobatches.
2
Open het venster voor een nieuwe batch
Klik op Nieuwe batch.
3
Kies een incassodatum
Kies een Incassodatum. Die moet minstens 3 dagen in de toekomst liggen, zodat er tijd is voor de vooraankondiging.
4
Opslaan
TRONVoice maakt een lege open batch aan, of hergebruikt een bestaande open batch voor die datum, en opent hem.
Een batch bekijken
Open een batch in de lijst om de details te zien:- Batchnummer en Status
- Incassodatum
- Totaalbedrag en aantal regels
- Een tabel met regels die het Factuurnummer, de Klant, het Bedrag en de regelstatus tonen
Batchstatussen
Regelstatussen
Een open batch aanpassen
Zolang een batch Open is, kun je de inhoud vrij wijzigen. Zodra hij vergrendeld is, kun je geen van deze acties meer uitvoeren.Een factuur handmatig toevoegen
1
Klik op Factuur toevoegen
Klik op de detailpagina van de batch op Factuur toevoegen.
2
Zoek een factuur
Zoek op factuurnummer of klantnaam. Alleen verstuurde facturen van klanten met automatische incasso aan, die nog niet in een batch zitten, verschijnen.
3
Voeg hem toe
Selecteer de factuur. TRONVoice voegt hem toe aan deze batch en werkt de totalen bij. Heeft de klant geen geldige machtiging, dan kan de factuur niet worden toegevoegd.
Een regel verwijderen
Klik op Verwijderen naast een batchregel. De factuur wordt losgekoppeld van de batch en keert terug naar zijn normale openstaande staat. Raakt de batch leeg, dan verwijdert TRONVoice hem automatisch.Een regel naar een andere batch verplaatsen
Klik op Verplaatsen naast een regel. Je kunt hem naar een andere open batch verplaatsen of een nieuwe batch met een eigen incassodatum aanmaken. Beide batches moeten open zijn.De incassodatum wijzigen
Klik op Incassodatum wijzigen. De nieuwe datum moet minstens 3 dagen in de toekomst liggen. Hiermee verplaats je de hele batch.Een batch indienen
Klopt de inhoud van de batch? Dan dien je hem in voor de incasso.1
Klik op Batch indienen
Klik op de detailpagina van de batch op Batch indienen. Een batch moet minstens één regel bevatten.
2
De batch wordt vergrendeld
De status verandert in Vergrendeld en de inhoud wordt bevroren. Je kunt geen regels meer toevoegen, verwijderen of verplaatsen.
3
De vooraankondigingen worden verstuurd
TRONVoice mailt elke klant in de batch een SEPA-vooraankondiging met het bedrag, de incassodatum, het gemaskeerde IBAN en het machtigingskenmerk.
4
Mollie incasseert op de geplande datum
De batch gaat naar In verwerking en TRONVoice dient elke regel in bij Mollie, dat op de incassodatum incasseert.
Resultaten ophalen bij Mollie
Voor een batch met status In verwerking, Voltooid of Gedeeltelijk mislukt klik je op Synchroniseren om de nieuwste betaalresultaten op te halen bij Mollie. Hiermee komen ook terugboekingen aan het licht op regels die eerder op betaald stonden.Synchroniseren kan maximaal één keer per minuut per batch. TRONVoice werkt de resultaten ook automatisch bij via Mollie-webhooks, dus een handmatige synchronisatie is vooral handig als je meteen wilt verversen.
De incassowidget op het dashboard
Het dashboard toont een incassowidget die de staat van je incassoproces in één oogopslag samenvat:- Volgende batch: de eerstvolgende open of vergrendelde batch, met de incassodatum en het aantal regels
- Openstaande machtigingen: het aantal klanten met een machtigingsaanvraag die nog niet is afgerond
- Recente mislukkingen: de meest recente mislukte of teruggeboekte incasso’s, met het factuurnummer en de klant