> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.tronvoice.eu/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Taken: organiseer je opvolgwerk > Maak taken aan in TRONVoice, stel deadlines en statussen in, koppel taken aan klanten, facturen of offertes, voeg bestanden toe en beheer taken voor je team. Taken zijn de ingebouwde takenlijst van TRONVoice. Gebruik ze om opvolgacties bij te houden, zoals een betaling achter een offerte aanjagen, een offerte voorbereiden of een klant bellen. Zo blijft elke actie verbonden met het record waar het over gaat. Een taak kan op zichzelf staan of gekoppeld zijn aan een klant, factuur, offerte of een ander record. ## Een taak aanmaken Ga naar **Taken** in het hoofdmenu en klik op **Nieuwe taak**. Vul de velden van de taak in: | Veld | Toelichting | | ------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Taaknaam** | Verplicht. Een korte, duidelijke omschrijving van minimaal 3 tekens. | | **Omschrijving** | Optionele uitgebreidere notities over wat er moet gebeuren. | | **Status** | De beginstatus. Nieuwe taken staan standaard op **Te doen**. | | **Toegewezen aan** | Een of meer collega's in je organisatie. Laat leeg voor een taak zonder toegewezen persoon. | | **Deadline** | Optionele datum en tijd waarop de taak klaar moet zijn. | Kies een **Type** en zoek het record dat je wilt koppelen. Zie [Een taak aan een record koppelen](#een-taak-aan-een-record-koppelen). Klik op **Taak aanmaken**. De taak opent meteen, zodat je bijlagen of notities kunt toevoegen. Wijs je een taak toe aan een collega, dan krijgt die persoon een e-mailmelding. Over taken die je aan jezelf toewijst, krijg je geen melding. ## Deadlines Een taak kan een optionele **deadline** hebben, een datum en tijd waarop de taak klaar moet zijn. Op de taak en in de lijst krijgen deadlines een kleurcode: * **Grijs**, de deadline ligt in de toekomst en is nog niet dichtbij. * **Oranje**, de deadline valt binnen de komende 24 uur. * **Rood**, de deadline is verstreken terwijl de taak nog openstaat (te laat). Afgeronde en geannuleerde taken tellen niet meer mee als te laat. ## Taakstatus Elke taak heeft een van vijf statussen. De status bepaalt of de taak meetelt als open of klaar. | Status | Telt als | | -------------- | -------- | | Te doen | Open | | In behandeling | Open | | Wacht op klant | Open | | Afgerond | Klaar | | Geannuleerd | Gesloten | Je kunt de status op elk moment wijzigen, vanaf de taak zelf of vanuit de lijst. Zodra een taak naar **Afgerond** gaat, legt TRONVoice het tijdstip van afronden automatisch vast. Zet je een afgeronde taak weer op **Te doen**, dan opent de taak opnieuw en wordt dat tijdstip gewist. Gebruik **Wacht op klant** voor taken waarbij de volgende stap niet bij jou ligt, bijvoorbeeld als je wacht op een getekende offerte of een ontbrekend document. De taak blijft zo open zonder je actieve lijst met te doen-taken te vervuilen. ### Afronden en heropenen Vanuit de takenlijst of de detailpagina van een taak kun je: * Een taak **afronden**, dit zet de status op **Afgerond**. * Een afgeronde taak **heropenen**, dit zet de status terug op **Te doen**. ## Een taak aan een record koppelen Een taak kun je aan één record koppelen, zodat het opvolgwerk verbonden blijft met de juiste plek. De volgende recordtypen kun je koppelen: Koppel een taak aan een klant, bijvoorbeeld "Bellen over verlenging". Koppel een taak aan een factuur, bijvoorbeeld "Achterstallige betaling opvolgen". Koppel een taak aan een offerte, bijvoorbeeld "Handtekening achterna". Koppel een taak aan een terugkerend abonnement. Koppel een taak aan een product. Koppel een taak aan een locatie. Kies in het taakformulier het **Type** en gebruik het zoekvak om het record te vinden. De zoekfunctie toont de 15 meest relevante resultaten en kijkt alleen binnen de huidige administratie. Taken kun je ook aan een administratie zelf koppelen. Je kunt ook een taak aanmaken die al gekoppeld is: open het paneel **Taken** op een record (zie hieronder), dan vult TRONVoice de koppeling alvast voor je in. ## Het takenpaneel op records Pagina's van klanten, facturen, offertes en andere records hebben een paneel **Taken**. Het paneel toont alle taken die aan dat record gekoppeld zijn, gesorteerd op status en daarna op deadline. Vanuit het paneel kun je: * **Een taak toevoegen**, dit opent een inline formulier voor een taaknaam, omschrijving, deadline en toegewezen personen. De nieuwe taak wordt automatisch gekoppeld aan het record dat je bekijkt. * **De status van een taak wijzigen**, inclusief afronden of heropenen. * **Afgeronde taken tonen**, schakel dit aan om afgeronde taken in het paneel mee te nemen. Standaard zie je alleen open taken. * **Een taak verwijderen**, je kunt alleen taken verwijderen die je zelf hebt aangemaakt. In de paneelkop staat een teller met het aantal open taken, zodat je in één oogopslag ziet of er bij een record nog werk ligt. ## Bijlagen bij taken Elke taak heeft een eigen sectie voor bijlagen. Gebruik die om relevante bestanden bij de taak te bewaren, zoals een gescand document, een screenshot of een contract. * Upload een of meer bestanden tegelijk. * Ondersteunde bestandstypen: PDF, Word, Excel, afbeeldingen (JPG, PNG, GIF, WebP) en platte tekst of CSV. * Maximale grootte: **10 MB per bestand**. * Je kunt bijlagen op elk moment downloaden of verwijderen. ## Persoonlijke en organisatiebrede taken De meeste taken horen bij één **administratie**, ze verschijnen alleen als je in die administratie werkt. Zo houd je de takenlijst van elke onderneming gescheiden. Accountantsorganisaties kunnen daarnaast **organisatietaken** aanmaken. Die zijn niet aan één administratie gekoppeld en zichtbaar binnen de hele organisatie. * Schakel bij het aanmaken van een taak de optie **organisatieniveau** in om de taak organisatiebreed te maken. Een organisatiebrede taak heeft geen administratie. * Organisatiebrede taken hebben een eigen pagina, die je bereikt via **Organisatietaken** in het menu. * Koppelen werkt ook op organisatieniveau: zoek je naar een record om te koppelen, dan kijkt de zoekfunctie in elke administratie van de organisatie. Organisatiebrede taken zijn alleen beschikbaar voor accountantsorganisaties. Is jouw organisatie een gewone onderneming, dan horen alle taken bij een administratie. ## De takenlijst filteren De takenlijst toont standaard de **open** taken. Je verfijnt de lijst met: * **Status**, open, afgerond of een specifieke status. * **Toegewezen aan**, een specifieke collega, taken die aan jou zijn toegewezen of taken zonder toegewezen persoon. * **Type**, alleen taken die aan een bepaald recordtype zijn gekoppeld. * **Zoeken**, vindt overeenkomsten in de taaknaam of omschrijving. Tabtellers laten zien hoeveel open en afgeronde taken bij je huidige weergave passen.