> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.tronvoice.eu/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Facturen importeren en exporteren

> Importeer historische facturen uit een ander systeem in TRONVoice met een begeleide wizard, en exporteer facturen naar Excel of CSV voor je boekhouder.

TRONVoice helpt je om factuurgegevens in en uit het platform te verplaatsen. Je kunt historische facturen **importeren** als je vanuit een ander systeem overstapt, en je facturen **exporteren** naar Excel of CSV, zodat je boekhouder ze kan verwerken.

## Historische facturen importeren

Als je vanuit een andere facturatietool overstapt naar TRONVoice, kun je je oude facturen importeren als **historische gegevens**. Historische facturen houden je overzicht en statistieken compleet, zonder dat ze door de normale stroom van concept naar verzonden gaan.

<Note>
  Historische facturen zijn **alleen-lezen**. Ze kosten geen credits, versturen geen e-mails en kun je na het importeren niet bewerken. Ze bestaan puur als vastlegging van facturen die je hebt uitgegeven voordat je TRONVoice ging gebruiken.
</Note>

### Voordat je begint

Bereid een bestand voor in **Excel (.xlsx, .xls)** of **CSV** met één regel per factuur, of één regel per factuurregel als je export regeldetails bevat. De maximale bestandsgrootte is **10 MB**. TRONVoice kan kolommen uit elk systeem lezen. Je koppelt ze tijdens de import aan de velden van TRONVoice.

De twee velden die aanwezig moeten zijn, zijn:

* **Klantnaam**
* **Totaal excl. btw**

Andere handige kolommen zijn factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, btw-bedrag, totaal incl. btw, betaalstatus, betaaldatum, referentie en contactgegevens van de klant.

### De importwizard

Open **Facturen → Historische facturen importeren**. De wizard leidt je door zes stappen.

<Steps>
  <Step title="Uploaden">
    Selecteer je Excel- of CSV-bestand en vul het **bronsysteem** in, de naam van de tool waar je vandaan komt. Dit wordt bij elke geïmporteerde factuur opgeslagen ter referentie.
  </Step>

  <Step title="Kolommen koppelen">
    TRONVoice leest de kolomkoppen en stelt voor elke kolom een passend TRONVoice-veld voor. Controleer de voorstellen, pas de verkeerde aan en zet ongebruikte kolommen op **-- Niet importeren --**. Er worden voorbeeldwaarden getoond, zodat je elke koppeling kunt controleren.
  </Step>

  <Step title="Voorbeeld bekijken">
    Bekijk een voorbeeld van de regels zoals TRONVoice ze heeft geïnterpreteerd, zodat je koppelfouten kunt opmerken voordat je verdergaat.
  </Step>

  <Step title="Klanten koppelen">
    TRONVoice koppelt elke regel op naam aan een bestaande klant. Het toont hoeveel regels zijn gekoppeld en hoeveel niet. Voor niet-gekoppelde regels kies je of je ze **overslaat** of automatisch nieuwe klanten **aanmaakt**.
  </Step>

  <Step title="Regels selecteren">
    Alle importeerbare regels staan standaard geselecteerd. Vink losse regels aan of uit, of gebruik **Selecteer alles** / **Deselecteer alles** om precies te kiezen welke facturen je importeert.
  </Step>

  <Step title="De import uitvoeren">
    Start de import. Die draait op de achtergrond, en de wizard toont de voortgang live: hoeveel facturen verwerkt, geïmporteerd en overgeslagen zijn, plus eventuele fouten.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Heeft je bestand één regel per factuurregel? Dan herkent TRONVoice de meerregelige opzet. In dat geval moet de kolomkoppeling ook een kolom bevatten die facturen groepeert (**Bron factuur ID** of **Factuurnummer**) en een regelomschrijving, zodat regels in de juiste facturen worden gegroepeerd.
</Tip>

<Warning>
  Bij importeren worden echte factuurgegevens aangemaakt. Gebruik de stappen **Voorbeeld bekijken** en **Regels selecteren** om de gegevens eerst te controleren. Er is geen manier om een import in bulk ongedaan te maken.
</Warning>

## Facturen exporteren voor je boekhouder

Je kunt je facturen exporteren naar een spreadsheet voor de boekhouding of om aan je boekhouder te geven.

<Steps>
  <Step title="Open de exportpagina">
    Ga naar **Facturen → Exporteren**. Zorg dat eerst de juiste administratie is geselecteerd. Exporteren gebeurt per administratie.
  </Step>

  <Step title="Stel de periode in">
    Kies een **startdatum** en een **einddatum**. Facturen worden geselecteerd op factuurdatum. De periode mag maximaal **3 jaar** beslaan. Voor langere historie exporteer je in meerdere keren.
  </Step>

  <Step title="Kies een statusfilter">
    Kies welke facturen je meeneemt:

    | Optie                | Bevat                                    |
    | -------------------- | ---------------------------------------- |
    | **Alle**             | Verzonden, betaalde en verlopen facturen |
    | **Alleen verzonden** | Alleen facturen met de status Verzonden  |
    | **Alleen betaald**   | Alleen betaalde facturen                 |
    | **Alleen verlopen**  | Alleen verlopen facturen                 |
  </Step>

  <Step title="Kies het exporttype">
    Kies wat elke regel voorstelt:

    * **Facturen**, één regel per factuur, met de btw uitgesplitst in kolommen per tarief.
    * **Factuurregels**, één regel per factuurregel, voor gedetailleerde analyse per regel.
  </Step>

  <Step title="Kies het formaat en download">
    Kies **Excel (.xlsx)** of **CSV** en download het bestand.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  **Concept**facturen worden nooit in een export meegenomen. Ze hebben geen fiscale betekenis. De export omvat altijd verzonden, betaalde en verlopen facturen binnen de periode die je hebt gekozen.
</Note>

### Wat de export bevat

De export **Facturen** heeft één regel per factuur met deze kolommen:

| Kolom                 | Omschrijving                                                 |
| --------------------- | ------------------------------------------------------------ |
| Factuurnummer, datums | Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum                     |
| Klant                 | Klantnaam, KvK-nummer, btw-nummer, referentie                |
| Bedragen              | Subtotaal excl. btw, btw per tarief (21%, 9%, 0%, overig)    |
| Btw-detail            | Grondslag btw-verlegd, grondslag btw-vrijgesteld, totale btw |
| Totaal                | Totaal incl. btw, valuta                                     |
| Status                | Status, betaaldatum, of het een creditfactuur is             |

De export **Factuurregels** splitst elke factuur uit naar de losse regels, zodat je boekhouder omschrijvingen, aantallen, prijzen en de btw per regel kan analyseren. Notitieregels worden niet meegenomen.

## Hoe nu verder

* [Een factuur aanmaken](/facturen/aanmaken)
* [E-facturatie en pdf-export](/facturen/e-facturatie)
* [Facturen overzicht](/facturen/overzicht)